29 Apr ADEGUATI ASSETTI ORGANIZZATIVI: COSA SI INTENDE E OBBLIGHI
Adeguati Assetti Organizzativi: cosa si intende e perché sono importanti
Nel contesto aziendale attuale si sente sempre più spesso parlare di adeguati assetti organizzativi.
Ma cosa significa esattamente questo termine e perché è diventato così importante?
In parole semplici, si tratta di predisporre un’organizzazione interna all’impresa commisurata alle sue esigenze e dimensioni, con strutture, procedure e controlli adatti a garantire una gestione efficiente. Questo tema ha assunto rilevanza non solo per motivi di buona gestione, ma anche perché la nuova normativa sulla crisi d’impresa ne ha fatto un vero e proprio obbligo di legge.
Di seguito forniremo una panoramica chiara sull’argomento per capire il significato degli adeguati assetti organizzativi, cosa prevede la nuova legge, chi deve adeguarsi e come attuarli concretamente in azienda.
Cosa si intende per Adeguati Assetti Organizzativi e perché sono importanti
Gli adeguati assetti organizzativi rappresentano l’insieme di struttura, processi e sistemi che un’impresa mette in atto per assicurare un funzionamento efficace, regolare e sostenibile nel tempo.
In pratica, significa dotarsi di un’organizzazione interna “su misura” della propria azienda: un organigramma chiaro, ruoli e responsabilità definiti, procedure operative ben strutturate e meccanismi di controllo adatti alla natura e alla complessità del business.
Questi assetti non sono solo un adempimento formale, ma un pilastro fondamentale per la gestione efficace e sostenibile dell’impresa.
Avere un assetto organizzativo adeguato permette infatti di:
- migliorare l’efficienza operativa:
con processi ben definiti e persone consapevoli dei propri compiti, l’azienda funziona in modo più snello e coordinato;
- prevenire problemi e affrontare le crisi tempestivamente:
un’organizzazione adeguata include sistemi di monitoraggio (ad esempio degli indicatori finanziari e di performance) che aiutano a intercettare per tempo segnali di difficoltà o squilibri, così da poter intervenire prima che diventino crisi gravi;
- assicurare la continuità aziendale:
strutture solide e controlli interni affidabili contribuiscono a mantenere l’impresa in buona salute nel lungo periodo, tutelando gli stakeholder (soci, dipendenti, fornitori, clienti) e preservando il valore creato;
- conformarsi alle normative vigenti:
come vedremo, la legge oggi richiede esplicitamente alle imprese di dotarsi di assetti organizzativi adeguati. Un’azienda ben organizzata, quindi, non solo opera meglio ma è anche in regola con gli obblighi di legge, evitando sanzioni o responsabilità per gli amministratori.
In sintesi, “adeguati assetti organizzativi” significa avere un’impresa organizzata in modo appropriato alla propria realtà, capace di funzionare bene oggi e di reagire prontamente alle sfide di domani.
Questo concetto è diventato cruciale sia per il buon management che per il rispetto delle nuove normative sulla gestione d’impresa.
Cosa prevede la nuova Legge della Crisi d’Impresa
La già citata riforma della crisi d’impresa (Il Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza, emanato con D.Lgs. 14/2019 ed entrato pienamente in vigore nel 2022) ha portato importanti novità normative, tra cui proprio l’obbligo di dotarsi di adeguati assetti organizzativi.
In particolare, l’art. 2086 del Codice Civile, come modificato dalla riforma, stabilisce che ogni impresa che opera in forma societaria o collettiva deve avere un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa.
Ma cosa significa in pratica questa previsione di legge?
In sostanza, la nuova legge chiede alle aziende di strutturarsi internamente in modo tale da poter rilevare per tempo eventuali segnali di crisi e agire di conseguenza.
Gli elementi chiave previsti dalla normativa includono:
- monitoraggio della situazione aziendale: l’assetto adeguato deve consentire all’azienda di tenere sotto controllo la propria salute finanziaria e gestionale. Il Codice della Crisi ha introdotto anche degli indicatori di allerta (come indici di bilancio relativi a liquidità, solvibilità, ecc.) che aiutano a capire se l’azienda sta entrando in difficoltà.
Un assetto ben fatto prevede che la direzione monitori regolarmente questi indicatori. - individuazione tempestiva della crisi: se dai controlli interni emergono squilibri significativi o perdite rilevanti, l’organizzazione dell’impresa deve essere in grado di individuare tempestivamente lo stato di crisi. Questo è fondamentale perché la legge incentiva le imprese ad affrontare subito le difficoltà, ad esempio ricorrendo agli strumenti di composizione della crisi (come la procedura di composizione negoziata) prima che la situazione degeneri in insolvenza conclamata.
- proporzionalità e adeguatezza: la legge sottolinea che gli assetti devono essere adeguati alla natura e alle dimensioni dell’azienda. Ciò significa che non esiste un modello unico valido per tutti: una piccola impresa avrà assetti più snelli rispetto a una grande società strutturata, ed è normale che sia così. L’importante è che, in relazione alla propria scala, ogni impresa abbia messo in atto tutto ciò che è necessario per gestirsi bene e prevenire crisi.
Questa riforma normativa sulla crisi d’impresa è nata con un obiettivo preciso: ridurre il numero di fallimenti “improvvisi” spingendo gli imprenditori a giocare d’anticipo.
Se l’azienda è organizzata adeguatamente e monitora costantemente la propria situazione, sarà più facile correggere la rotta in tempo utile ed evitare che piccoli problemi si trasformino in dissesti irreparabili.
Dunque, il nuovo Codice della Crisi d’Impresa rende gli adeguati assetti organizzativi non solo una buona pratica gestionale, ma un obbligo giuridico volto a tutelare la continuità delle imprese e l’interesse di creditori, dipendenti e del sistema economico nel suo complesso.
Obbligo di adeguati assetti organizzativi: chi deve conformarsi
Veniamo ora a capire quali imprese sono tenute per legge ad adottare adeguati assetti organizzativi. In linea generale, la risposta è: praticamente tutte le imprese, sebbene con modalità proporzionate alla forma e alla dimensione.
La normativa, infatti, distingue tra imprenditore individuale e imprese in forma societaria o collettiva, ma di fatto coinvolge ogni attività d’impresa organizzata.
Ecco le principali categorie interessate:
- società di capitali
- società di persone
- imprenditori individuali.
Da quanto sopra, si capisce che nessuna impresa può sentirsi esclusa: l’obbligo di curare gli adeguati assetti organizzativi coinvolge dal piccolo imprenditore individuale fino alla grande azienda. Naturalmente lo sforzo richiesto sarà differente: una micro-impresa con pochi addetti avrà un assetto adeguato anche solo con poche semplici regole e un monitoraggio basilare dei conti, mentre una media-grande impresa dovrà implementare strutture più articolate (ad esempio divisioni funzionali, sistemi di controllo di gestione avanzati, organi di controllo interni).
L’importante è che ognuno, nel proprio contesto, si conformi a questo dovere.
Oltre che un obbligo di legge, è nell’interesse dell’impresa stessa: lavorare con un assetto organizzativo appropriato riduce il rischio di gestione caotica e di sorprese negative sul fronte economico-finanziario.
Costituzione e verifica degli adeguati assetti organizzativi di un’impresa
Come può un’azienda, in concreto, implementare e verificare i propri adeguati assetti organizzativi?
Di seguito proponiamo alcuni punti chiave (ognuno dei quali può essere approfondito e adattato alla realtà specifica) per costituire un assetto organizzativo adeguato e assicurarsi che rimanga efficace nel tempo.
Affronteremo ciascun aspetto con un breve approfondimento pratico.
Valutare l’assetto organizzativo attuale
Il primo passo è capire “da dove si parte”.
Occorre fare una analisi dell’organizzazione attuale dell’impresa, identificando i punti di forza e le eventuali aree critiche.
Ad esempio, esiste già un organigramma formalizzato?
Ci sono funzioni scoperte o sovrapposizioni di ruoli?
I processi decisionali e operativi sono chiari oppure regna confusione?
Questa fase di diagnosi interna è fondamentale: attraverso interviste ai responsabili, esame delle procedure esistenti e dei flussi di lavoro, l’azienda può fotografare la propria struttura organizzativa di fatto.
Definire ruoli e responsabilità in modo chiaro
Un assetto organizzativo adeguato si fonda sulla chiarezza.
Ogni membro dell’azienda deve sapere con precisione quali sono i propri compiti, a chi risponde gerarchicamente e per quali attività è direttamente responsabile.
È dunque importante definire (o aggiornare) l’organigramma dell’impresa, assegnando a ciascuna funzione aziendale un responsabile e descrivendone le responsabilità.
Definire ruoli e deleghe in modo formale evita vuoti di potere o conflitti e garantisce che ognuno lavori nel proprio ambito con autonomia, ma anche con la necessaria accountability (responsabilizzazione).
Implementare procedure operative e controlli interni
Una volta chiarito “chi fa cosa”, occorre stabilire “come lo si fa”.
Le procedure operative sono le regole e i passaggi da seguire per svolgere le attività aziendali in modo coerente ed efficace.
È opportuno che ogni processo importante (dalle vendite, alla gestione del magazzino, alla fatturazione, ecc.) abbia una procedura definita, possibilmente documentata in manuali o istruzioni operative.
Ciò garantisce uniformità nell’operato e facilità nel formare nuovi addetti.
Assieme alle procedure, vanno predisposti dei controlli interni: questi sono meccanismi per verificare che le attività vengano svolte correttamente e che l’azienda stia raggiungendo i suoi obiettivi.
In sintesi, procedure ben fatte e controlli interni efficaci sono il cuore operativo degli assetti organizzativi adeguati, perché traducono la struttura sulla carta in pratiche quotidiane che mantengono l’azienda in rotta.
Ottimizzare la gestione amministrativa e contabile
Un assetto organizzativo adeguato comprende anche gli aspetti amministrativi e contabili, che sono il sistema nervoso dell’impresa in termini di informazioni economico-finanziarie.
Per ottimizzare questa area, l’azienda deve dotarsi di strumenti contabili affidabili e tempestivi. Ciò significa, ad esempio, avere un software gestionale adatto alle proprie esigenze, che permetta di registrare tutte le transazioni e di generare report aggiornati (bilanci, conti economici, flussi di cassa) con cadenza regolare.
La contabilità non va vista solo come un adempimento fiscale, ma come uno strumento di gestione: tenere i conti in ordine e ottenere dati aggiornati consente ai manager di prendere decisioni informate.
Oltre alla contabilità generale, è utile implementare anche la pianificazione finanziaria: preparare budget e previsioni (ad esempio il budget annuale, o forecast trimestrali) aiuta a pianificare le risorse e a confrontare periodicamente i dati previsionali con quelli consuntivi, identificando eventuali scostamenti.
Un altro tassello importante è la gestione della tesoreria e della liquidità: predisporre un piano finanziario per prevedere entrate e uscite di cassa nei mesi successivi permette di anticipare possibili carenze di liquidità e organizzarsi per tempo (linee di credito, solleciti incassi, rinvio di spese non urgenti).
Infine, la reportistica verso la direzione e i soci deve essere accurata e trasparente: bilanci periodici, report di andamento, indicatori di rischio devono essere comunicati a chi governa l’azienda in modo comprensibile e completo.
Tutto questo apparato amministrativo-contabile fa parte degli adeguati assetti organizzativi a pieno titolo, perché senza numeri affidabili e informazioni tempestive l’organo amministrativo non può guidare efficacemente l’impresa né tanto meno accorgersi di eventuali problemi in anticipo.
Monitorare e aggiornare periodicamente l’assetto
Costituire degli assetti organizzativi adeguati non è un’attività “una tantum”, bensì un processo continuo. Il contesto interno ed esterno di un’azienda evolve: cambiano le dimensioni (si cresce, oppure ci si ridimensiona), cambiano i mercati e le normative, si introducono nuove tecnologie. Di conseguenza, l’assetto organizzativo va rivisto e aggiornato periodicamente per rimanere adeguato.
È buona pratica che la direzione aziendale effettui verifiche periodiche sull’efficacia dell’organizzazione interna per valutare se i controlli stanno funzionando, se le procedure sono rispettate e se il personale percepisce eventuali inefficienze.
Anche le novità di legge vanno tenute d’occhio, perché potrebbero richiedere ulteriori adeguamenti organizzativi.
Un aspetto spesso sottovalutato è la formazione del personale: per mantenere efficace un assetto organizzativo, bisogna assicurarsi che le persone coinvolte abbiano le competenze giuste e comprendano l’importanza di rispettare procedure e controlli. Investire in formazione e comunicare chiaramente in azienda cosa ci si aspetta da ciascuno fa parte della manutenzione dell’assetto.
In conclusione, monitoraggio costante e flessibilità di adattamento sono le parole d’ordine: un assetto organizzativo adeguato oggi potrebbe non esserlo più tra due anni se l’impresa evolve, quindi la direzione deve impegnarsi a mantenerlo sempre allineato con le esigenze e gli obiettivi aziendali.
Chi è responsabile dell’istituzione degli assetti organizzativi
Chiarito il cosa e il come degli adeguati assetti, rimane da evidenziare il chi: a chi spetta, in azienda, il compito di istituire e mantenere adeguati assetti organizzativi? La risposta è delineata sia dal buon senso manageriale sia dalla legge.
In primo luogo, la responsabilità ricade sul vertice dell’impresa, ovvero sugli amministratori e dirigenti apicali. Nelle società di capitali, ad esempio, l’art. 2086 del Codice Civile attribuisce esplicitamente agli amministratori (il Consiglio di Amministrazione o l’Amministratore Unico, a seconda della struttura societaria) il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato. Ciò significa che chi governa l’azienda deve farsi promotore attivo di questa organizzazione interna: progettarla, attuarla e verificarla.
Non è qualcosa delegabile all’esterno senza controllo: gli amministratori devono essere pienamente consapevoli di come l’azienda è organizzata e di quali strumenti di controllo e gestione sono in funzione.
In caso di inadempienza grave (ad esempio se un’impresa fallisce e si scopre che non erano mai stati predisposti controlli o che la contabilità era in caos), gli amministratori stessi potrebbero risponderne di fronte alla legge, incorrendo in azioni di responsabilità da parte dei soci o dei creditori per mala gestione. In casi estremi, la mancanza di assetti adeguati potrebbe persino contribuire a ipotesi di reato nelle situazioni più critiche, anche se lo scenario penale riguarda soprattutto altri aspetti (si pensi alla responsabilità per irregolarità gravi ex d.lgs. 231/2001, che comunque incentiva l’adozione di modelli organizzativi idonei).
Accanto agli amministratori, va ricordato il ruolo degli organi di controllo (quando presenti, ad esempio il Collegio Sindacale o il Revisore Legale dei conti nelle società che ne sono dotate). Tali organi hanno il compito di vigilare sull’operato degli amministratori e quindi anche di verificare che la società abbia assetti organizzativi adeguati. In base all’art. 2403 del Codice Civile, il Collegio Sindacale deve segnalare se l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile non è adeguato alla natura e dimensioni dell’impresa. Questo sottolinea che la presenza di adeguati assetti non è solo una responsabilità “interna” della direzione, ma anche un elemento oggetto di controllo e verifica indipendente. Dunque, in una buona governance, amministratori e organi di controllo collaborano affinché l’impresa sia sempre dotata di un assetto idoneo: i primi lo implementano e lo gestiscono, i secondi ne sorvegliano l’adeguatezza segnalando eventuali carenze.
L’accountability finale resta comunque agli amministratori, che rispondono dell’adeguatezza degli assetti di fronte ai soci e alla legge.
Un investimento per il futuro dell’azienda
In conclusione, dotarsi di adeguati assetti organizzativi non deve essere visto solo come l’ennesimo obbligo burocratico, ma come un investimento strategico per il futuro della propria azienda. Un’impresa ben organizzata è, infatti, più resiliente nelle difficoltà, più efficiente nella quotidianità e meglio preparata a cogliere opportunità di crescita in sicurezza.
Adeguare la propria organizzazione interna alla luce delle nuove norme sulla crisi d’impresa significa prendersi cura della salute dell’azienda a 360 gradi, rafforzando le fondamenta su cui costruire successo e continuità.
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